El trabajo en remoto tiene muchos desafíos, particularmente cuando se trabaja desde casa, como muchos de nosotros lo hemos estado haciendo gran parte de este año. Este es el último de nuestra serie de blogs sobre los desafíos del trabajo en remoto donde compartimos soluciones y consejos para resolverlos. En blogs anteriores hemos hablado sobre cómo superar el aislamiento, la desconexión y la exclusión; cómo lidiar con las distracciones, la falta de estructura y un mal ambiente de trabajo; y cómo contrarrestar el exceso de trabajo y el agotamiento.

Problema: Falta o ausencia de aprendizaje informal

 

A menudo, una de las desventajas de trabajar a distancia puede ser la ausencia de oportunidades que tenemos a nuestra disposición de aprender informalmente de nuestros colegas. Oportunidades tales como escuchar la forma en que un colega explica un problema o trata con un cliente difícil por teléfono, o las consultas rápidas que haces al colega que se sienta directamente a tu lado en las que obtienes una respuesta inmediata.

El aprendizaje informal es una parte esencial de nuestro desarrollo profesional y personal, esto es cierto para todos nosotros pero es especialmente cierto para aquellos que se encuentran en las primeras etapas de su carrera o son nuevos en un equipo, trabajo u organización. Puede ser la diferencia entre nuestro éxito o nuestro fracaso, entre sentirnos que vamos en el camino correcto  o no y este tipo de intercambios tiene un gran beneficio para las organizaciones. El aprendizaje informal facilita la colaboración y, dado que es alentado por el alumno ya que él o ella es el primer beneficiario, tiende a ser muy relevante y tiene un impacto muy positivo en la motivación y el compromiso.

Solución: Comunicación y colaboración

 

La principal manera de introducir el aprendizaje informal en un entorno de trabajo remoto es a través de la comunicación y la colaboración. Si bien las soluciones tecnológicas no son un sustituto perfecto de las interacciones informales que ocurren al vernos cara a cara, las cuales ocurren en las situaciones de aprendizaje informal, pueden, sin embargo, contribuir en gran medida a facilitar una mayor comunicación y mejorar la colaboración entre las personas.

• Fomenta el arte de hacer preguntas: la manera más importante de impulsar el aprendizaje informal en tu equipo es construyendo una cultura de compartir conocimiento y aprendizaje donde todas las preguntas son bienvenidas. Esto se puede hacer a través de  cualquiera de las diferentes aplicaciones de mensajería grupal o creando un foro en línea en cualquiera de las soluciones tecnológicas existentes. Es importantísimo que cualquier método que se implemente fomente y  permita la oportunidad de hacer preguntas y que se asegure que las personas que hacen las preguntas reciban respuestas en tiempo real, tal como lo harían si estuvieran en un entorno de oficina.
• Crea y diseña tiempo y espacio para aprender: Aprovecha las reuniones del equipo implementando una ‘zona para aprender’ y reserva tiempo en cada reunión para que los miembros del equipo compartan lo que han aprendido y donde también puedan comunicar que apoyos necesitan para seguir aprendiendo. Crea y diseña sesiones de intercambio de habilidades en las que los miembros del equipo puedan compartir sus conocimientos y habilidades y / o invitar a colegas de otros departamentos a hacer lo mismo.
• Fomenta iniciativas que apoyen el aprendizaje entre parejas: Otra excelente manera de facilitar el aprendizaje informal en un entorno de trabajo remoto es a través de  un sistema de amigos o mentores donde te asegures de que cada miembro del equipo (particularmente aquellos que tienen menos experiencia o son nuevos en la empresa) tengan una persona dedicada a ellos a la pueden llamar cuando tengan preguntas o cuando deseen recibir comentarios sobre alguna tarea u orientación sobre algo.

El aprendizaje informal es más difícil en un entorno de trabajo remoto. Esto significa que debemos prestarle más atención, tener más intención en que esto suceda y esforzarnos más para que existan oportunidades para todos.

Problema: las políticas, los procesos y los procedimientos no son adecuados para nuestras necesidades

 

Tener políticas, procesos y procedimientos que son inadecuados o incompatibles con el trabajo a distancia puede contribuir enormemente a una sensación de exceso de trabajo o estrés en los empleados.

Aunque muchas políticas, procesos y procedimientos  ya han sido adaptados para el trabajo remoto, algunos equipos y organizaciones continúan su trabajo normal  sin hacer ningún cambio. Esto se puede deber a la sensación o la creencia de que esta situación de trabajo a distancia es temporal. Sin embargo, en el caso que creas una vez que acabe esta situación de crisis existirá alguna posibilidad de que alguna forma de trabajo remoto continúe en el futuro en tu trabajo o empresa, este es un tema que debe abordarse.

Solución: Evalúa  y revisa

 

La única solución realista para esta situación es analizar las políticas, procesos y procedimientos existentes para poder identificar cómo éstas se pueden adaptar para ajustarse a una nueva realidad del trabajo. Trata de identificar cómo estas políticas  procedimientos están impactando negativamente en la productividad, cuál es la solución o cambio que se propone y cuál sería el beneficio o resultado que probablemente ésta solución tendría para el equipo u organización. Si puedes demostrar esto en términos económicos tendrás un argumento poderoso para poder cambiar estas políticas o procedimientos. A un argumento así es difícil que se resista cualquier líder en la organización.

La respuesta para afrontar con éxito las circunstancias cambiantes radica en la capacidad de adaptación. Como mencionamos en un blog anterior, aumentar la agilidad y la flexibilidad en las organizaciones se ha convertido en algo absolutamente crítico para poder enfrentar los desafíos del futuro del trabajo a los que probablemente todos nosotros nos enfrentaremos en los próximos años.

Problema: Fatiga de zoom o demasiadas reuniones

 

Como era de esperar, la fatiga de usar zoom es un problema real este año. Una gran desventaja para todos nosotros que trabajamos de forma remota es que todas las conversaciones que solíamos tener mientras tomábamos un café o caminábamos por la oficina se han convertido en reuniones virtuales. Esto significa que muchos de nosotros pasamos todo el día todos los días en videoconferencias, muchas veces sin tomar un descanso.

Mientras que muchos de nosotros no podemos ni imaginarnos pasar toda nuestra semana de trabajo en reuniones consecutivas semana tras semana, parece que de repente se ha vuelto aceptable cuando se trabaja a distancia. Excepto que no lo es. Al tener reuniones consecutivas una atrás de otra, estamos arriesgando nuestra salud física y mental.

Solución: Restringir y dar marcha atrás

 

El primer paso es restringir el número de reuniones que tienes. Puedes hacerlo a través de establecer algunos límites, como mencionamos en uno de nuestros blogs anteriores de esta serie sobre maneras de superar el exceso de trabajo y el agotamiento. Otra forma de hacer esto es utilizando el método de bloqueo de tiempo.

Los días sin reuniones no son un concepto nuevo y muchas organizaciones ya han implementado este concepto  para contrarrestar el exceso de trabajo y el agotamiento. Cuando sabes que tienes al menos un día a la semana libre de reuniones te dará el respiro que tanto necesitas.

Recientemente, Google anunció una iniciativa para toda la empresa al introducir semanas sin reuniones.

Otra opción para reducir la fatiga del Zoom es retroceder un poco el tiempo y volver a tener llamadas telefónicas como las teníamos anteriormente. Puede sonar anticuado pero es sorprendente lo eficaz que puede ser nuestra escucha cuando solo tenemos que concentrarnos utilizando un solo sentido (el oído). ¿Realmente cuántas de tus reuniones realmente necesitan ser realizadas por videoconferencia?

No hay duda de que el trabajo en remoto puede ser un desafío para muchos de nosotros. Es fácil y normal sentirnos que a veces no tenemos el control de la situación, pero la realidad es que siempre hay algo que podemos hacer para mejorar la situación.

Si deseas explorar cómo podemos ayudar a tu equipo u organización a trabajar más eficazmente y construir una cultura donde las personas que trabajan en la organización tengan la oportunidad de sentirse realizados en su trabajo, por favor, ponte en contacto con nosotros para una charla sin compromiso.